Fiches et contrats de prêt dispersés
Le véhicule peut être confié à différents clients dans la même semaine. L’heure et la date de l’infraction doivent être croisées avec la fiche de prêt exacte sans recherche fastidieuse.
Garages, concessions et carrosseries
Amendes des véhicules de courtoisie : retrouver le bon contrat de prêt
Centralisez les avis, FPS et péages reçus sur vos véhicules de prêt. Rapprochez chaque dossier de la fiche ou du contrat atelier, puis validez la démarche adaptée au document reçu.
Le problème
Un véhicule de courtoisie change de conducteur tous les jours : les avis arrivent toujours après le départ du client.
Entre la remise des clés à l’atelier, la signature du bon de prêt et le retour du véhicule, les infractions arrivent avec un décalage de plusieurs jours ou semaines. Sans outil dédié, le secrétariat après-vente perd un temps précieux à fouiller les fiches d’atelier, plannings et contrats papier pour retrouver le client responsable à l’heure exacte de l’infraction.
Désignation à vérifier selon l’infraction
Pour les infractions concernées, l’ANTAI indique un délai de 45 jours à compter de la date figurant sur l’avis. Cette règle ne s’applique pas indistinctement aux FPS et péages.
FPS et péages à traiter séparément
Les FPS et avis de péage suivent leurs propres procédures. La date limite et la démarche doivent être vérifiées sur chaque document avant paiement ou refacturation.
Workflow DriveCheck
Du PV reçu au client désigné ou refacturé en 4 étapes.
DriveCheck rassemble les avis reçus, extrait automatiquement les données clés et rapproche chaque dossier du bon contrat de prêt.
Centraliser tous les avis atelier
Scans, courriers, contraventions ANTAI, FPS et relances de péage rejoignent une file de traitement unique pour toute la concession ou l’atelier.
Extraire les données clés par OCR
L’OCR relève l’immatriculation, la date, l’heure précise, le montant, la référence de l’avis et la date limite de traitement.
Rapprocher la fiche de prêt client
L’équipe croise les informations avec les fiches de prêt, les ordres de réparation (OR) ou le DMS pour identifier le client qui utilisait le véhicule à cette heure précise.
Désigner sur l’ANTAI ou refacturer
Préparez les informations nécessaires pour la désignation en ligne ou éditez le dossier de refacturation avec la pièce justificative horodatée.
Aperçu produit
Une file de traitement conçue autour de la prochaine action.
Exemple de démonstration avec des données fictives et anonymisées.
Cas métiers
Les situations courantes en concession, garage et carrosserie.
Prêt d’une journée pour révision ou entretien
Retrouver le contrat du client dont le véhicule personnel était à l’atelier pendant le créneau horaire de l’infraction.
Prêt longue durée carrosserie ou assurance
Suivre les avis multiples reçus pendant les réparations prises en charge par les assurances ou garanties constructeur.
Péage flux libre ou FPS non réglé
Identifier le conducteur ayant utilisé le véhicule sur un axe en flux libre ou stationné sans ticket pour régulariser ou refacturer sans retard.
Avant / après
Fini la recherche manuelle dans les classeurs et fiches d’atelier.
Avant
Les avis s’accumulent au secrétariat pendant que les fiches de prêt restent à l’atelier.
Avec DriveCheck
Tous les avis et les données de prêt sont centralisés dans un tableau de bord partagé.
Avant
Recherche chronophage du contrat papier pour chaque PV avec risque d’erreur sur l’heure.
Avec DriveCheck
L’OCR extrait l’heure exacte et propose le créneau de prêt correspondant.
Avant
Risque d’action tardive ou de refacturation difficile après clôture de la facture atelier.
Avec DriveCheck
Échéance visible et éléments de désignation ou de refacturation réunis pour validation.
Fonctionnalités
Les briques DriveCheck adaptées aux flottes de courtoisie.
Lecture assistée des avis
Préparation de l’immatriculation, la date, l’heure, le lieu et le montant, avec contrôle humain des champs sensibles.
Rapprochement prêt & client
Recoupement avec les ordres de réparation, plannings de prêt et contrats signés pour cibler le bon conducteur.
Suivi des dates limites
Priorisation selon la date du document et la démarche à effectuer, avec des seuils internes adaptés à votre organisation.
Dossier justificatif complet
Archivage sécurisé de l’avis original, de la fiche de prêt et de la preuve de désignation ou de paiement.
Sources officielles
Règles à vérifier selon la nature de l’avis.
Impact atelier & secrétariat
Réduisez les recherches et rendez chaque décision vérifiable.
DriveCheck aide à réunir l’avis, le contrat de prêt, l’échéance et les justificatifs. L’établissement conserve la validation finale et réalise la démarche sur le portail compétent.
FAQ
Questions fréquentes sur les amendes de véhicules de courtoisie.
Quelle règle appliquer à un avis reçu après un prêt ?
Commencez par qualifier le document. Pour les infractions concernées par la désignation, l’ANTAI indique un délai de 45 jours à compter de la date figurant sur l’avis. Les FPS et péages suivent des procédures distinctes.
Que faire si le conducteur ne peut pas être confirmé ?
Conservez le dossier en validation, croisez les fiches de prêt et les horaires, puis faites vérifier la décision par la personne habilitée. DriveCheck ne remplace pas cette validation.
Comment traiter les FPS et les péages en flux libre ?
Vérifiez le délai et la démarche indiqués sur l’avis, puis appliquez vos règles contractuelles de prise en charge ou de refacturation avec les justificatifs nécessaires.
Comment retrouver quel client avait le véhicule ?
DriveCheck prépare la plaque, la date et l’heure de l’avis, puis permet de croiser ces données avec le planning ou la fiche de prêt. Les cas ambigus restent à valider.
Démo
Vous gérez un parc de véhicules de courtoisie ou de prêt ?
Indiquez-nous la taille de votre parc de prêt, votre organisation atelier/secrétariat et vos logiciels métiers. Nous vous montrerons comment fiabiliser vos traitements.