Sources dispersées
Les documents circulent entre conducteur, agence, siège, boîte mail et outils de paiement, parfois sans statut clair.
FPS flotte
Gestion FPS de flotte : suivre les forfaits post-stationnement
Pour gérer les FPS d’une flotte, centralisez les forfaits post-stationnement, suivez les échéances, rattachez chaque avis au bon contexte et conservez les preuves jusqu’au paiement, à la refacturation ou à l’export.
Le problème
Un FPS oublié, mal rattaché ou payé sans preuve reste un dossier à risque.
Le forfait post-stationnement peut arriver sur pare-brise, par courrier, au siège, en PDF ou via une photo mobile. Sans dossier unique, l’équipe perd la trace de l’échéance, du contexte conducteur ou contrat, puis de la preuve nécessaire au paiement, à la refacturation ou à la comptabilité.
Contexte à reconstruire
La plaque et la date ne suffisent pas toujours à retrouver le conducteur, le contrat, le client ou le service concerné.
Paiement sans preuve
Un FPS réglé mais sans justificatif centralisé reste difficile à contrôler, refacturer ou exporter.
Workflow DriveCheck
Transformer chaque FPS reçu en dossier suivi jusqu’à sa clôture.
L’objectif n’est pas seulement de payer à temps : il faut savoir quel dossier est incomplet, qui doit le valider et où retrouver la preuve après traitement.
Importer le FPS
PDF, photo, scan ou courrier reçu au siège rejoignent une file unique.
Lire et contrôler les champs
L'OCR extrait plaque, ville, montant, date, référence, échéance et éléments de paiement pour contrôle.
Rattacher le contexte métier
Plaque et date sont rapprochées avec véhicule, conducteur, contrat de location, agence, client ou service.
Prioriser la prochaine action
Les échéances proches, relances, dossiers incomplets, doublons probables et preuves manquantes remontent avant les cas simples.
Clôturer avec preuve
Paiement, contestation, refacturation éventuelle, justificatif et export restent reliés au même dossier.
Aperçu produit
Une file de traitement conçue autour de la prochaine action.
Exemple de démonstration avec des données fictives et anonymisées.
Traitement
Les situations où le suivi des FPS devient fragile.
Courrier au siège
Les FPS reçus centralement sont lus, rapprochés et suivis dans une file commune, même si le véhicule dépend d’une agence.
Location et véhicules partagés
Plaque et date permettent de rechercher le contrat, le conducteur ou le client concerné avant toute décision de paiement ou de refacturation.
Comptabilité
Avis, justificatifs, bordereaux et exports restent reliés pour éviter de reconstituer le dossier à la fin du mois.
Paiement par lot
Quand plusieurs FPS sont prêts, préparez un bordereau unique, téléchargez le fichier de virement et gardez la trace du lot jusqu’au règlement.
Avant / après
Ligne de paiement isolée ou dossier FPS exploitable.
Avant
L’avis reste dans un courrier, une boîte mail ou une photo sans responsable ni prochaine action.
Avec DriveCheck
Le FPS est centralisé avec son statut, son échéance et le point de blocage à résoudre.
Avant
Le paiement est lancé sans savoir avec certitude quel conducteur, contrat ou service est concerné.
Avec DriveCheck
Plaque et date sont rapprochées avec le contexte métier avant la décision et la refacturation éventuelle.
Avant
Le justificatif est recherché plus tard pour la comptabilité ou un litige interne.
Avec DriveCheck
Avis, paiement, preuve, décision et export restent attachés au même dossier.
Fonctionnalités
Ce que DriveCheck structure autour du suivi des FPS.
Lecture du FPS
Plaque, ville, montant, date limite et références sont extraits pour contrôle.
Rapprochement métier
Le dossier peut être relié à un véhicule, conducteur, contrat, agence, client ou service.
Statuts et priorités
À relire, à rattacher, à payer, payé, preuve manquante, contesté, à refacturer ou exporté.
Paiement et comptabilité
Justificatifs, bordereaux et exports gardent le lien entre document, règlement et décision.
Check-list
Les informations à conserver dans un dossier FPS.
Ces champs évitent de rouvrir des emails, scans ou portails chaque fois qu’un paiement, une refacturation ou un export doit être vérifié.
- L’avis d’origine, sa source de réception et sa référence.
- Plaque, ville, date, montant et échéance indiqués sur le document.
- Le véhicule, conducteur, contrat, agence, client ou service éventuellement rattaché.
- Le statut, la prochaine action et la personne qui valide le dossier.
- La preuve de paiement, la décision de contestation ou la pièce de refacturation éventuelle.
- La trace de l’export comptable pour ne pas retraiter un dossier déjà transmis.
Anti-majoration
Rendre visibles les FPS à traiter avant qu’ils ne coûtent plus cher.
La valeur vient d’un flux simple : chaque FPS garde un statut, une échéance, un contexte métier, une preuve et une personne qui sait quoi faire ensuite.
FAQ
Questions fréquentes sur la gestion des FPS.
Qu’est-ce que la gestion FPS pour une flotte ?
La gestion FPS consiste à suivre chaque forfait post-stationnement comme un dossier : avis, plaque, ville, montant, échéance, contexte véhicule ou conducteur, décision et preuve de traitement.
Quel délai pour payer un FPS ?
Le délai dépend des informations indiquées sur l’avis. L’enjeu opérationnel est de rendre cette échéance visible, de traiter les dossiers bloqués en priorité et de conserver la trace de la décision prise.
Comment suivre les FPS d’une flotte ?
Centralisez les avis, extrayez plaque, ville, montant, référence et échéance, puis suivez chaque dossier avec une prochaine action jusqu’au paiement, à la contestation, à la refacturation ou à l’export.
Quelles preuves conserver après le paiement d’un FPS ?
Conservez l’avis initial, sa référence, la date et la preuve de paiement, le rattachement validé au véhicule, conducteur ou contrat, puis la trace de l’export ou de la refacturation éventuelle.
Comment éviter un FPS majoré ?
Il faut réduire les dossiers oubliés : import centralisé, contrôle des champs, priorisation des échéances, suivi des blocages et alerte sur les preuves manquantes ou relances.
Peut-on refacturer un FPS à un conducteur ou à un locataire ?
Une refacturation doit s’appuyer sur un dossier complet : avis, plaque, date, montant, preuve de paiement et rattachement validé. Les règles contractuelles et internes applicables doivent être vérifiées avant décision.
Un tableur suffit-il pour gérer les FPS ?
Il peut suffire à faible volume, mais devient fragile lorsque plusieurs sources, agences, échéances, preuves et validations interviennent. Un workflow dédié aide à conserver le contexte et la prochaine action.
Démo
Vous voulez auditer vos FPS ?
Décrivez votre volume mensuel, vos sources de documents, vos échéances et votre circuit de preuve pour préparer une démo utile.