Sources dispersées
Courriers, PDF, scans agence, photos mobiles et relances ne rejoignent pas toujours la même file.
Flotte multi-sites
Gestion des amendes de flotte multi-sites
Organisez les amendes, FPS et péages entre siège, agences et comptabilité avec une file commune, des statuts clairs et des preuves conservées.
Le problème
Dans une flotte multi-sites, une amende se bloque souvent au passage de relais.
Un avis arrive au siège, un FPS reste en agence, une relance de péage arrive par email et la comptabilité attend un justificatif. Sans dossier partagé, chaque équipe voit une partie du problème.
Responsable flou
Le siège, l'agence, la flotte et la comptabilité peuvent attendre chacun une validation différente.
Preuves difficiles
Paiement, désignation, contestation, refacturation ou export restent parfois séparés du dossier initial.
Workflow DriveCheck
Transformer chaque avis multi-sites en dossier exploitable.
DriveCheck structure les documents reçus localement ou au siège pour donner à chaque équipe la même lecture du statut.
Centraliser l'avis
Avis d’infraction, FPS, péage, relance, scan agence, photo mobile ou PDF rejoignent une file unique.
Lire les champs utiles
L'OCR extrait plaque, date, heure, montant, référence, type de document, échéance et informations de paiement.
Rapprocher le contexte
Plaque et date sont croisées avec véhicule, conducteur, contrat, agence, service ou période d’utilisation.
Affecter la prochaine action
Le dossier passe dans un statut clair : à relire, à désigner, à payer, payé, contesté, à refacturer ou exporté.
Conserver la trace
Avis, justificatifs, validation, preuve de paiement et statut d’export restent liés au dossier.
Équipes concernées
Le même dossier doit parler au siège, aux agences et à la comptabilité.
Siège et flotte
Piloter volumes, retards, échéances, paiements, risques de majoration et dossiers bloqués.
Agences
Valider le contexte local, le conducteur, le contrat ou le véhicule sans perdre la trace du dossier.
Comptabilité
Retrouver les justificatifs nécessaires pour solder, refacturer ou exporter un dossier traité.
Avant / après
Organisation dispersée vs workflow partagé.
Avant
Chaque site conserve ses scans, emails ou photos.
Avec DriveCheck
Tous les documents rejoignent une file commune avec origine et statut.
Avant
Le dossier avance par relances entre siège, agence et comptabilité.
Avec DriveCheck
La prochaine action indique qui doit relire, payer, désigner, refacturer ou exporter.
Avant
Une relance peut créer un doublon ou un second paiement.
Avec DriveCheck
Avis, relances et justificatifs sont rapprochés par plaque, date, montant et référence.
Fonctionnalités
Les briques utiles pour traiter les amendes multi-sites.
Lecture des documents
Plaque, date, montant, référence, type de document et échéance sont extraits pour contrôle.
Rapprochement métier
Le dossier est relié au véhicule, conducteur, contrat, agence, service ou locataire possible.
Prochaine action
À relire, à désigner, à payer, payé, contesté, à refacturer, refacturé ou exporté.
Preuves et exports
Justificatifs, historique de validation et statut comptable restent attachés au dossier.
Check-list
Les contrôles à mettre en place dans une flotte multi-sites.
Une méthode simple suffit souvent à réduire les pertes de dossiers avant d’automatiser davantage.
- Faire entrer tous les avis, FPS, péages et relances dans une file commune.
- Extraire plaque, date, montant, référence, type de document et échéance.
- Rapprocher chaque dossier avec agence, véhicule, contrat, conducteur ou service.
- Prioriser les échéances à J-15, J-7 et J-2 pour éviter les retards.
- Conserver avis initial, preuve de traitement, historique de validation et statut d’export.
Pilotage
Réduire les recherches manuelles sans retirer le contrôle aux équipes.
La valeur d'un workflow multi-sites vient d'une vue commune : l'agence valide le contexte, le siège pilote, la comptabilité retrouve les preuves et chaque dossier garde sa prochaine action.
FAQ
Questions fréquentes sur les amendes de flotte multi-sites.
Comment gérer les amendes d'une flotte multi-sites ?
Centralisez les documents, extrayez les champs utiles, rapprochez plaque et date avec les données métier, puis affectez chaque dossier à une prochaine action claire.
Qui doit traiter une amende reçue en agence ?
L'agence peut valider le contexte local, mais le workflow doit rendre le dossier visible au siège, à la flotte et à la comptabilité selon son statut.
Comment éviter les doublons entre avis et relances ?
Il faut rapprocher les documents par plaque, date, montant, référence et type. Une relance doit être rattachée au dossier initial lorsqu'elle concerne le même événement.
Quels statuts utiliser pour suivre les amendes multi-sites ?
Les statuts utiles sont notamment : à relire, à désigner, à payer, payé, contesté, erreur, à refacturer, refacturé et exporté.
Comment préparer l'export comptable ?
Le dossier doit conserver l'avis, le montant, la plaque, le rattachement métier, la preuve de paiement ou de traitement, l'historique de validation et le statut d'export.
Démo
Vous gérez des amendes, FPS ou péages entre plusieurs sites ?
DriveCheck aide à centraliser les documents, retrouver le bon contexte et suivre chaque dossier jusqu’à la preuve ou l’export.